La gestione del condominio implica la gestione pratica di una serie di dati che devono opportunamente essere trattati. In questa guida scopriamo tutto sulla privacy e sul trattamento dei dati imputabili agli inquilini, da parte dell’assemblea e dell’amministratore. Scopriamo anche tutto quello che c’è da sapere sulla video sorveglianza in condominio, fornendo un vademecum utile sulla privacy nel condominio.

Condominio e privacy

Nell’ambito della gestione condominiale, come dicevamo più su, ci si trova a dover maneggiare una serie di dati. Con l’entrata in vigore della legge sulla Privacy e più di recente con il GDPR si sono sollevate diverse questioni riguardanti la gestione dei dati nel condominio.

Pensiamo per esempio alla richiesta da parte dell’amministratore di ottenere una copia degli atti notarili di compravendita degli immobili di cui si compone l’edificio amministrato per verificare l’effettivo diritto di partecipazione all’assemblea condominiale. O ancora alla redazione e alla comunicazione a tutti i condomini dei prospetti contabili con le relative posizioni attive e passive.

Oppure al diritto dei condomini a partecipare all’assemblea anche per mezzo di un delegato che può essere esterno al condominio o alla possibilità di redigere appositi verbali elencanti i punti di criticità sull’operato dell’amministratore uscente.

Questi appena elencati sono solo alcuni dei passaggi nella gestione condominiale e normati dalle leggi sul condominio che trovano applicazione nel codice civile, che pongono interrogativi circa l’osservanza della legge sulla privacy.

L’intervento del Garante

Nel corso del tempo le questioni appena elencate e gli altri interrogativi posti dalla legge sulla privacy e dalle norme che riguardano il condominio hanno chiamato in causa l’intervento del Garante per la protezione dei dati personali.

In merito al trattamento dei dati personali, il Garante, con parere del 18 maggio 2006, ha affermato che “la legge sulla privacy non pone ostacoli all’applicazione delle norme del codice civile riguardanti il condominio degli edifici, sottolineando comunque la necessità che vengano raccolti e utilizzati solo i dati personali necessari alla gestione amministrativa della proprietà.

I condomini devono infatti essere considerati come contitolari di un medesimo trattamento e in quanto tali hanno il diritto di accedere e di ricevere le informazioni riguardanti l’amministrazione e il funzionamento del condominio”.

Relativamente alle perplessità sulla partecipazione di elementi esterni al condominio durante l’assise, il Garante ha chiarito che tecnici e consulenti possono partecipare all’assemblea per il tempo necessario all’espletamento di quanto richiesto. Possono inoltre restare presenti solo con il consenso unanime dei partecipanti.

L’unanimità è richiesta ab origine per la partecipazione di “uditori” completamente estranei al condominio. Allo stesso modo la videoregistrazione è consentita solo con il consenso di tutti i condomini presenti.

Le affermazioni della giurisprudenza

Anche la giurisprudenza fornisce dei chiarimenti in merito al trattamento dei dati personali in condominio. Nel caso di appositi verbali redatti dall’assemblea dei condomini nei confronti dell’amministratore uscente, la giurisprudenza della S.C. si è espressa favorevolmente.

Ha respinto infatti la richiesta di risarcimento per diffamazione avanzata dall’amministratore contestato nei confronti dei verbali redatti dall’assemblea circa alcune azioni da lui svolte. La redazione di tali verbali infatti non violerebbe la normativa sulla privacy. Prevale infatti il principio di trasparenza nei rapporti inerenti l’amministrazione delle cose comuni dello stabile (Cass. n. 1593/2013).

Il Condominio e la privacy del Garante

La guida “Il condominio e la privacy” tiene conto delle novità introdotte dalla riforma del condominio e fornisce molte risposte molti dei quesiti pervenuti al Garante in merito alla corretta applicazione delle nuove norme in relazione alla privacy.

Contiene vere e proprie “regole di comportamento” per la corretta applicazione della normativa sul trattamento dei dati sensibili in condominio. In particolare chiarisce i dubbi circa l’operato dell’amministratore, dell’assemblea, sulla bacheca condominiale. Ancora sulla gestione trasparente del condominio, la video sorveglianza, il condominio digitale e il diritto di accesso ai propri dati e altri diritti.

Di seguito riportiamo le principali regole fissate nel vademecum “Il condominio e la privacy”, valide anche a seguito del recepimento del GDPR.

L’amministratore e la privacy

L’amministratore può trattare i dati personali dei condomini nei limiti delle finalità di gestione e amministrazione (dati anagrafici, indirizzi, numeri telefonici e indirizzi di posta elettronica, se già indicati in elenchi pubblici o forniti direttamente dal condomino, fermo restando che il loro utilizzo deve essere basato sulle regole del buon senso; i dati sensibili, sanitari o giudiziari, indispensabili per l’amministrazione del condominio).

Ove i dati riguardino terze persone, queste devono essere informate sulle finalità e le modalità del trattamento stesso.

Infine, l’amministratore ha l’obbligo di:

  • conservazione della documentazione (cartacea o telematica) inerente i condomini;
  • predisposizione delle misure di sicurezza per proteggere i dati sensibili;
  • comunicazione ai condomini dei propri dati anagrafici e professionali che vanno portati a conoscenza della collettività condominiale mediante affissione nel condominio.

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L’assemblea condominiale e la privacy

Laddove all’assemblea partecipino terzi (tecnici e consulenti chiamati per fornire consulenza su apposite questioni), costoro possono rimanere il tempo utile per trattare quel determinato punto, per cui è richiesto l’inserimento della loro presenza nell’ordine del giorno.

L’assemblea, inoltre, può essere registrata con il consenso informato di tutti i partecipanti e le registrazioni vanno custodite.

La bacheca condominiale e la privacy

La guida “Il condominio e la privacy” fissa i limiti alle affissioni nella bacheca condominiale. Secondo il Garante per la privacy e la protezione dei dati non possono essere affisse comunicazioni inerenti i dati personali dei singoli condomini. Tantomeno non possono essere affissi in bacheca i verbali di assemblea per i condomini assenti, né le comunicazioni riguardanti la morosità di uno o più condomini.

La gestione trasparente del condominio

In tema di trasparenza, la guida prevede il dovere dell’amministratore di comunicare i dati dei condomini morosi ai creditori che ne facciano richiesta. Di aprire un conto corrente (postale o bancario) intestato al condominio dove transiteranno le somme percepite a qualsiasi titolo per conto dello stesso. Prevede anche il diritto di ogni condomino di conoscere le informazioni e i dati raccolti che lo riguardano. Questo oltre alle spese e agli inadempimenti degli altri condomini, ovviamente riguardanti l’ambito condominiale. Nonché di prendere visione ed estrarre copia del rendiconto periodico redatto dall’amministratore.

La video sorveglianza

In merito all’installazione delle videocamere di sorveglianza per il controllo delle aree comuni, la guida “Il condominio e la privacy” riporta gli obblighi della normativa sulla privacy. Devono essere dunque presenti appositi cartelli di segnalazione della presenza delle videocamere. Le registrazioni devono essere conservate per un periodo di tempo limitato (di solito non superiore alle 24-48 ore, salvo necessità di tempi ulteriori, previa richiesta al Garante) e possono essere riprese solo le aree comuni.

Vanno evitati possibilmente i luoghi circostanti e i particolari che non risultino rilevanti, come strade, esercizi commerciali, altri edifici, ecc.). La guida impone la protezione dei dati raccolti con idonee e preventive misure di sicurezza che ne consentano l’accesso alle sole persone autorizzate (titolare, responsabile o incaricato del trattamento dei dati).

L’installazione degli apparecchi deve essere deliberata dall’assemblea a maggioranza degli intervenuti rappresentanti almeno la metà del valore dell’edificio.

Alle videocamere sono equiparati i videocitofoni che, ove riguardanti le aree comuni, seguono, per analogia, le stesse regole.

Nel caso di mancato rispetto di queste prescrizioni, in aperta violazione del Codice della Privacy, sia il singolo che il condominio nel suo complesso potranno incorrere nell’applicazione delle sanzioni sia civili che penali (art. 161 e ss. Codice privacy). Oltre ovviamente all’eventuale risarcimento danni ai singoli soggetti danneggiati.

Quanto al valore probatorio, le riprese video effettuate in ambito condominiale, sia dal singolo condomino che dal condominio nel suo complesso, sono da considerarsi mezzi di prova legittimi (Cass. n. 28554/2013).

Il condominio digitale

L’amministratore è obbligato ad attivare, su richiesta dell’assemblea che delibera con la maggioranza degli intervenuti rappresentanti la metà del valore dell’edificio, un sito internet condominiale. Esso può consentire a tutti i condomini la possibilità di consultare ed estrarre copie in formato digitale dei documenti previsti nelle delibere assembleari.

La guida stabilisce che le modalità di diffusione dei contenuti sul sito debbano rispondere ai requisiti di necessità e proporzionalità del trattamento. Laddove ovviamente riguardino i dati personali dei condomini.

Diritto di accesso ai propri dati ed altri diritti

Previa domanda all’amministratore, è sancito il diritto di ciascun condomino (o di chi vi abbia interesse) di accedere esclusivamente ai dati che lo riguardano. Il condomino ha diritto, inoltre, all’aggiornamento, alla rettifica o all’integrazione dei dati a lui inerenti. Oltre che di chiederne la trasformazione, il blocco o la cancellazione ove trattati contro la legge.

Ulteriori chiarimenti

La guida afferma che è sempre richiesto il consenso dell’interessato per comunicare i suoi dati personali a terzi. Non rientrano, infine, tra le questioni assoggettate al Codice della privacy, le comunicazioni che rispondono a finalità personali, come quelle tra vicini di casa.

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Gruppo Colombo Immobiliare, grazie alla controllata Colombo Servizi Srl, fornisce assistenza tecnica in relazione al rischio amianto nei condomini. In particolare assiste nelle operazioni di censimento, bonifica e smaltimento dei materiali contenenti amianto e Eternit .

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